Answers and comments in professional examination constitutes personal data

Written answers submitted at a professional examination and any related comments of the examiner constitute a candidate’s personal data to which he has, in principle, a right of access

In a judgment delivered yesterday, the European Court of Justice stated, firstly, that a candidate at a professional examination is a natural person who can be identified, either directly, through his name, or indirectly, through an identification number, these being located either on the examination script itself or its cover sheet.

Secondly, the Court determined that the written answers provided by a candidate at a professional examination, and any comments made by an examiner with respect to those answers, constitute information relating to that candidate.

The Court further clarified that the question of whether written answers submitted by a candidate at a professional examination, and any comments made by the examiner with respect to those answers, should be classified as personal data cannot be affected by the fact that the consequence of that classification is, in principle, that the candidate has rights of access and rectification.

An examination candidate has, inter alia, a legitimate interest, based on the protection of his private life, in being able to object to the processing of the answers submitted by him at that examination and of the examiner’s comments with respect to those answers outside the examination procedure and, in particular, to their being sent to third parties, or published, without his permission.

The Court further found that the rights of access and rectification, provided for in the directive, may also be asserted in relation to the written answers submitted by a candidate at a professional examination and to any comments made by an examiner with respect to those answers.

In so far as the written answers submitted by a candidate at a professional examination, and any comments made by an examiner with respect to those answers, are liable to be checked for, in particular, their accuracy and the need for their retention, the Court held that to give a candidate a right of access to those answers and to those comments serves the purpose of the directive of guaranteeing the protection of that candidate’s right to privacy with regard to the processing of data relating to him, irrespective of whether that candidate does or does not also have such a right of access under the national legislation.

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